初めての会社設立

初めての会社設立には不安がつきもの。難しい会社設立の情報を簡潔にまとめました。

管理の義務に注意!マイナンバーの漏洩を防ぐ

会社設立をするときには法人としてマイナンバー制度との付き合いをしていかなければなりません。個人に対して唯一の番号を付すことによって統一的な管理を行えるようにした制度であり、正式には社会保障・税番号制度と呼ばれます。この番号を使用することが不可欠なのが企業であり、適切な体制を作り上げて管理しなければなりません。源泉徴収などの税金や社会保障などに関わる書類を扱って保管あるいは提出をする限りは個人の番号を書類に記入しなければならないのが原則です。基本的には企業として個人に対してお金のやり取りを行った場合には関連する書類に記載することが求められています。従業員を雇った場合や個人の取引先とやり取りを行う場合にはまず相手のマイナンバーを取得しなければならないでしょう。


個人に一対一で対応する番号になるため、厳密な管理体制を整えることが求められています。ガイドラインが定められていて、基本方針の策定を推奨すると共に、取扱規程等の策定が義務付けられているので会社設立のときには注意しましょう。番号を取り扱う上での方針を定めて安全な形で取り扱っていることを示すのを目的としているのが基本方針の策定の意味するところです。簡略にまとめられた方針が定められていることによって従業員や個人の取引先についてどのような形での管理を行っているかを大まかに理解してもらいやすくなります。


一方、取り扱い規定などの策定については具体的な形で行っていなければなりません。ガイドラインによると四つの安全管理措置をすることが求められています。組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置の四つです。取扱責任者を定めて企業として情報漏洩が起こる心配がない体制を整えるのが組織的安全管理措置の基本になります。人的安全管理措置とは人が情報を取り扱う以上はミスが生じ得るということを考慮して、確実性を高めるためのシステム作りや教育体制の確立などを実施するのが具体的な内容です。物理的安全管理措置は情報漏洩対策として情報源に物理的に近づくことができないように対処することを意味します。情報が入っているパソコンなどをロックするだけでなく、その部屋自体に鍵をかけるという対策や、情報を扱っているパソコンは後ろから見えないように配置する方法などが措置として適切なものです。そして、現代の情報化の影響を受けて重視されているのが技術的安全管理措置であり、ネットワークなどを介して情報漏洩が起こってしまうのを未然に防ぐ措置を指しています。ネットワークから隔離されたパソコンで管理を行ったり、データベースに対してアクセスできる権限を設けたりすることで限られた人だけが参照できるようにする点が重要視されているのが特徴です。


このような四つの対策を具体的な方針として定め、十分なセキュリティーがあることを示せるようにして実行することが義務になっています。教育などは社員研修に取り入れて常に注意喚起を図るようにすることが重要になるでしょう。情報管理に関するセキュリティー対策が十分に行われていることが示されていれば、クラウドサービスなどを利用した管理も容認されているため、社内で厳しい管理体制を作るのが難しい場合にはクラウド系の業者との提携を図ると良いでしょう。管理のための社内システムを独自に構築するよりも低コストで行えるため、会社設立を行う段階で検討しておくと初期費用を削減することができ、運用の手間も少なくて済みます。全てを独力で整えて起業するのは難しいことも念頭に置いて専門業者を利用するとマイナンバーの管理に悩まずに事業を開始できるでしょう。

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